Ҳангоми кор дар Excel, баъзе ҷадвалҳо андозаи назаррасро ба даст меоранд. Ин ба он ишора мекунад, ки андозаи ҳуҷҷат зиёд мешавад, баъзан ҳатто даҳҳо мегабайт ё бештар. Баланд бардоштани вазни китоби Excel-ро на танҳо ба афзоиши ҳаҷми фазои он, ки дар диски сахт ҷойгиранд, меафзояд, балки муҳимтар аз он, ки ба суръати иҷрои амалҳо ва равандҳои гуногун дар он давра паст мешавад. Ҳангоме, ки шумо бо чунин ҳуҷҷати корӣ кор мекунед, Excel оғоз меёбад. Бинобар ин, масъалаи беҳбуд ва паст кардани андозаи чунин китобҳо фаврӣ мегардад. Биё бубинем, ки чӣ тавр шумо метавонед андозаи файлро дар Excel паст кунед.
Тартиби коҳиш додани андозаи китоб
Беҳтар кардани файли васеъ бояд дар якчанд самтҳо бошад. Аксари истифодабарандагон намедонанд, аммо аксар вақт китоби Excel-ро бисёр иттилооти нолозимро дар бар мегирад. Вақте ки файл хурд аст, ҳеҷ кас ба он диққати махсус намедиҳад, вале агар ҳуҷҷат хеле зиёд бошад, шумо бояд онро бо ҳамаи параметрҳои имконпазир беҳтар гардонед.
Усули 1: кам кардани доираи кор
Фосилаи корӣ маҳалест, ки дар он Excel амалҳои хотиррасон мекунад. Ҳангоми бақайдгирии ҳуҷҷат, барнома ҳамаи ҳуҷайраҳои кориро ҳисоб мекунад. Аммо он ҳамеша ба диапазоне, ки корбар кор мекунад, мувофиқат намекунад. Масалан, фазои ғайричашмдоште, ки дар поёнтар ҷойгир аст, андозаи намуди кориро ба унсури ҷойгиршавии ин фосила васеъ хоҳад кард. Он рӯй медиҳад, ки вақте ҳангоми бозхондани Excel ҳар як хӯшаи ҳуҷайраҳои холӣ браузери коркард мекунад. Биё бубинем, ки чӣ тавр шумо метавонед ин масъаларо бо мисоли ҷадвал мушаххас кунед.
- Аввалан, пеш аз оптимизатсияи вазни он назар кунед, барои муқоиса кардани он пас аз тартиб. Ин метавонад бо ҷадвали гузариш анҷом дода шавад "Файл". Ба қисмат равед "Тафсилот". Дар қисми рости равзанаи кушода хусусиятҳои асосии ин китоб нишон дода шудааст. Қисми якумаи молҳо андозаи ҳуҷҷат мебошад. Тавре ки шумо мебинед, дар сурати мо 56,5 kilobytes аст.
- Пеш аз ҳама, шумо бояд фаҳмед, ки чӣ тавр соҳаи воқеии коркарди варақ аз ҳар як корбар ба ҳақиқат ниёз дорад. Ин хеле осон аст. Мо дар ҳар як ҳуҷайраи ҷадвал пайдо мекунем ва якҷоя кардани якҷоя калидро нависед Ctrl + End. Excel фавран ба ҳуҷайраи охирини ҳаракат медиҳад, ки барномаи он ҳамчун унсури ниҳоии кор ҷой дорад. Тавре ки шумо мебинед, дар ҳолате, ки ба мо хос аст, ин рақами 913383 мебошад. Бо назардошти он, ки ҷадвал танҳо дар як сатр аломати аввалро ишғол мекунад, онро метавон қайд кард, ки хатҳои 913377, дар ҳақиқат, бори вазнин нест, ки на танҳо андозаи файл зиёд мекунад, балки Бозгашти доимии тамоми силсилаи барнома ҳангоми иҷро кардани ягон амал, боиси пастшавии кор дар ҳуҷҷат мегардад.
Албатта, дар асл, чунин фарқияти калон байни доираи корӣ ва як Excel барои он хеле кам аст ва мо чунин шумораи зиёди хатҳоро барои равшанӣ гирифтем. Гарчанде, ҳатто баъзан ҳатто ҳолатҳо вуҷуд доранд, вақте ки тамоми майдони варақ як корро баррасӣ мекунад.
- Барои ислоҳ кардани ин проблема, шумо бояд ҳамаи хатҳоро, аз якум холӣ ва то охири варақ хориҷ кунед. Барои ин, аввалин ҳуҷайраеро, ки дар фаври сатр ҷойгир аст, интихоб кунед ва комбинатсияи калидро нависед Ctrl + Shift + Тугмачаи поён.
- Пас аз он, ки пас аз ин, ҳамаи элементҳои сутуни аввал интихоб карда, аз ҳуҷайки муайяншуда ва охири миз интихоб карда шуданд. Он гоҳ, ки мундариҷаро бо тугмаи рост пахш кунед. Дар менюи контекст кушода, тасмаро интихоб кунед "Нест кардан".
Аксари истифодабарандагон кӯшиш мекунанд, ки бо пахшкунии тугмаҳо тоза карда шаванд. Тоза кардан дар клавиатура, вале ин дуруст нест. Ин амал мундариҷаи ҳуҷайраҳоро тоза мекунад, вале онҳоро худашон нест намекунад. Бинобар ин, дар сурати мо кӯмак намекунад.
- Пас аз он мо тасмими интихоб кардем "Тозакунии ..." дар менюи контекст, тирезаи хуруҷи ҳуҷайраҳо кушода мешавад. Мо дар он гузаришро ба мавқеъ гузоштем "Стинг" ва тугмаи чапи мушро пахш кунед "Хуб".
- Ҳама хатҳои варианти интихобшуда тоза карда шуданд. Боварӣ ҳосил кунед, ки бо пахш кардани тасвир дар диски болоии равзанаи тирезаро ба пахш кардани он.
- Акнун биё бубинем, ки чӣ тавр ба мо кӯмак кард. Ҳамаи чашмакҳоро дар ҷадвал интихоб кунед ва миёнабурро дохил кунед Ctrl + End. Тавре ки шумо мебинед, Excel ҳуҷайраи охирини ҷадвалро интихоб кард, ки он ҳоло элементи охирини коргоҳи варақ аст.
- Акнун мо ба қисмат ҳаракат мекунем "Тафсилот" ҷадвалҳо "Файл"барои муайян кардани андозаи ҳуҷҷати мо кам карда шавад. Тавре ки шумо мебинед, он ҳоло 32,5 KB аст. Дар хотир доред, ки пеш аз тартиби тартибдиҳӣ, андозаи он 56,5 КБ буд. Ҳамин тариқ, зиёда аз 1,7 маротиба коҳиш ёфт. Аммо дар ин ҳолат, дастоварди асосӣ ҳатто кам шудани вазни файл нест, балки он аст, ки барнома ҳоло аз решакан кардани қариб ғайриимкон истифода нашавад, ки суръати коркарди ҳуҷҷатро хеле зиёд мекунад.
Агар китоб дар якчанд варақаҳое, ки шумо бо он кор мекунед, дар якҷоягӣ бо ҳар яке аз онҳо амал кунед. Ин метавонад минбаъд андозаи ҳуҷҷатро кам кунад.
Усули 2: бартараф кардани формати иловагӣ
Дигар омили муҳиме, ки ҳуҷҷати Excel таҳия мекунад, шаклро аз нав пур кардан аст. Ин метавонад истифодаи навъҳои гуногуни рангҳо, марзҳо, шаклҳои рақамиро дар бар гирад, аммо пеш аз ҳама он ба пур кардани ҳуҷайраҳо бо рангҳои гуногун вобаста аст. Пас, пеш аз он, ки формати форматро формат кунед, шумо бояд ду маротиба фикр кунед ва оё онро ба он кор кардан лозим аст, ё бе ин тартиб, шумо метавонед ба осонӣ кор кунед.
Ин хусусан аз китобҳое иборат аст, ки дорои миқдори зиёди иттилоот мебошанд, ки онҳо аллакай дорои ҳаҷми назаррас доранд. Илова кардани форматкунӣ ба китоб метавонад ҳатто якчанд маротиба вазни онро зиёд кунад. Бинобар ин, интихоби "тиллоии тиллоӣ" байни интихоби маълумоте, ки дар ҳуҷҷат ва андозаи файл нишон дода шудаанд, интихоб кардан лозим аст, ки танҳо дар он ҷо зарур аст.
Омили дигари вобаста ба форматкунӣ, вазнин аст, ки баъзе корбарон маъқул аст, ки ҳуҷайраҳои «бо маржа». Ин аст, ки онҳо форматро на танҳо ҷадвал, на балки дар доираи он, баъзан ҳатто ба охири варақ, бо интизори он, ки вақте ки сатрҳои нав ба ҷадвал илова карда мешаванд, ҳар як маротиба онҳоро формат кардан лозим нест.
Аммо он маълум нест, ки вақте ки хатҳои нав илова карда мешаванд ва чанд кадар илова карда мешаванд, ва бо формати пешакӣ, шумо ҳозир ҳатто файлро месанҷед, ки он ба суръати кор бо ин ҳуҷҷат таъсир мерасонад. Аз ин рӯ, агар шумо форматкуниро ба ҳуҷайраҳои холӣ, ки дар ҷадвал ҷой дода нашудаанд, пас шумо бояд ҳатман онро тоза кунед.
- Пеш аз ҳама, шумо бояд ҳамаи ҳуҷайраҳоеро, ки дар поён оварда шудаанд, интихоб кунед. Барои ин, ба рақами аввалин хати холӣ дар панели координатаи амудӣ пахш кунед. Тамоми сатр таъкид карда мешавад. Пас аз он ки якҷоя калиди калидӣ, ки мо аллакай медонем, истифода барем. Ctrl + Shift + Тугмачаи поён.
- Баъд аз ин, ҳамаи силсилаҳои сатрҳои дар поён овардашуда дар қисми ҷадвал бо пуррагардида нишон дода шудаанд. Дар ҷадвал "Хона" тугмаи зерро пахш кунед "Тоза"ки дар лента дар блоки воситаҳо ҷойгир аст Таҳрири. Менюи хурд кушода мешавад. Дар он ҷой мавқееро интихоб кунед "Намоиши форматҳо".
- Баъд аз ин амал дар ҳамаи ҳуҷайраҳои интихобкарда, форматкунӣ хориҷ карда мешавад.
- Ҳамин тариқ, шумо метавонед форматро бетағйир нигоҳ доред. Барои ин, мо ҳуҷайраҳои инфиродӣ ё диапазонро интихоб мекунем, ки дар он шаклҳои форматро баррасӣ менамоем, ки аз ҳад зиёд фоиданок истифода баранд, тугмаи болои пахш кунед. "Тоза" Дар лента ва аз рӯйхат, тасвири интихоб кунед "Намоиши форматҳо".
- Тавре ки шумо мебинед, форматкунӣ дар намуди интихобшудаи ҷадвал пурра бартараф карда шуд.
- Баъд аз ин, мо ба ин қатор баъзе унсурҳои форматро бармегардонем, ки мо ба он мувофиқ ҳастем: сарҳадҳо, шаклҳои рақамӣ ва ғ.
Қадамҳои дар боло зикргардида барои ба таври назаррас коҳиш додани андозаи Excel-и китоби Excel ва суръат бахшидани корро дар он кӯмак мекунанд. Аммо беҳтар аст, ки аввалан форматкуниро танзим кунед, ки он дар ҳақиқат дуруст ва зарур аст, аз вақти дар вақти такмил додани ҳуҷҷат.
Дарс: Format Excel Tables
Усули 3: нест кардани пайвандҳо
Дар баъзе ҳуҷҷатҳо, шумораи зиёди алоқаҳо, аз оне, ки арзишҳо ҷалб мешаванд. Ин ҳамчунин метавонад ба суръати кор дар онҳо суст гардад. Пайвастҳои беруна ба дигар китобҳо ин нишондиҳанда махсусан сахт таъсир мерасонанд, ҳарчанд алоқаҳои дохилӣ низ ба суръати манфӣ таъсири манфӣ доранд. Агар манбаъе, ки аз он пайванд гирифта мешавад, иттилоот мунтазам навсозӣ мешавад, яъне маънои онро дорад, ки суроғаҳои суроғаҳо дар ҳуҷайраҳо бо арзишҳои оддӣ иваз карда шаванд. Ин метавонад суръати корро бо ҳуҷҷатро зиёд кунад. Шумо метавонед, агар пайванд ё аҳамият дар як ҳуҷайраи мушаххас бошад, шумо метавонед пас аз интихоби унсур дар формати формаи ранг.
- Майдонеро интихоб кунед, ки пайвастҳоро дар бар мегирад. Дар ҷадвал "Хона", пахш кунед "Нусхабардорӣ" ки дар лаборатория дар гурӯҳи танзим ҷойгир шудааст "Clipboard".
Эҳтимолан, баъд аз интихоби диапазон, шумо метавонед якҷоя як калидҳои гармро истифода баред. Ctrl + C
- Пас аз он ки мо маълумотҳоро нусхабардорӣ намудем, интихоби интихобро аз майдони худ дур накунед, вале бо тугмаи рости муш ба ангуштзанӣ пахш кунед. Менюи контекстӣ кушода мешавад. Дар он дар блок "Имкониятҳои иловагӣ" бояд ба он icon "Арзишҳо". Ин тасвири постмограмма бо намуна нишон дода шудааст.
- Баъд аз ин, ҳамаи пайвандҳо дар минтақаи интихобшуда бо арзишҳои оморӣ иваз карда мешаванд.
Аммо он бояд дар хотир дошта бошад, ки ин варианти такмили Excel китоби кори ҳамеша қабул намешавад. Он танҳо вақте ки маълумот аз манбаи аслӣ динамикӣ нест, яъне, онҳо бо вақт тағйир намеёбанд.
Усули 4: тағйироти шакл
Тарзи дигари ба таври назаррас кам кардани андозаи файл ин тағйир додани формати он мебошад. Ин усул метавонад бештар аз ҳамаи дигарон ба маҷмӯи китоб кӯмак кунад, гарчанде ки вариантҳои дар боло зикршуда низ бояд дар якҷоя истифода шаванд.
Дар Excel, якчанд форматҳои вируси "ватандӯст" вуҷуд доранд - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Формулаи xls илова кардани базаи тарҷумаи барномаи Excel 2003 ва пештар буд. Ин аллакай барвақт аст, аммо бо вуҷуди ин, аксари истифодабарандагон ҳанӯз ҳам идома медиҳанд. Илова бар ин, вақте ки шумо бояд бо файлҳои кӯҳна, ки солҳои зиёд ҳатто дар вақти набудани форматҳои ҳозиразамон сохта шудаанд, баргардед. На дар бораи он, ки бисёре аз барномаҳои сеюм, ки намедонанд, ки чӣ гуна ба мақолаҳои минбаъдаи ҳуҷҷатҳои Excel муроҷиат кунанд, бо китобҳои бо ин васеъ кор мекунанд.
Бояд қайд кард, ки китоб бо дарозии xls дорад, ки аз аналоги муосири формати xlsx иборат аст, ки Excel ҳоло ҳамчун як асос истифода мебарад. Пеш аз ҳама, ин сабаби он аст, ки файлҳои xlsx, дар асл, архивҳои фишурда мебошанд. Аз ин рӯ, агар шумо ба васеъшавии xls истифода баред, аммо мехоҳед, ки вазни китобро кам кунед, пас он метавонад танҳо бо тасвири он дар формати xlsx анҷом дода шавад.
- Барои тағир додани ҳуҷҷат аз формати xls ба формати xlsx, ба ҷадвал гузаред "Файл".
- Дар тиреза, ки кушода мешавад, фавран ба фасли диққат диққат диҳед "Тафсилот"ки дар он нишон дода шудааст, ки айни замон вазни ҳуҷҷати мазкур 40 Kb. Баъд аз он, номи худро пахш кунед "Нигоҳ доред ...".
- Тирезаро захира мекунад. Агар хоҳед, шумо метавонед ба як феҳристи нав дар он ворид шавед, аммо барои аксари истифодабарандагон барои сабт кардани ҳуҷҷати нав дар ҳамон ҷойе, ки манбаъи он аст, осонтар аст. Номи китоб, агар хоҳед, ки дар майдони "Номи Файл" иваз карда шавад, ҳарчанд ки ҳатмӣ нест. Муҳимтар аз ин дар амал ин аст, ки дар саҳро гузошта шавад "Намуди файл" маънои онро дорад "Excel Workbook (.xlsx)". Баъд аз ин шумо метавонед тугмаи пахш кунед "Хуб" дар поёни тиреза.
- Пас аз захира кардани анҷом, ба қисмат равед "Тафсилот" ҷадвалҳо "Файл", барои дидани он, ки вазни кам кам карда шавад. Тавре ки шумо мебинед, он ҳоло 13.5 KB то 40 KB пеш аз тартиби табдилдиҳӣ аст. Ин аст, ки танҳо як намуди нигоҳдорӣ дар формати муосир иҷозат дода буд, ки тақрибан се маротиба китоби худро фишурда.
Илова бар ин, дар Excel формати дигар xlsb навишташаванда ё китоби дутарафа вуҷуд дорад. Дар ин ҳолат ҳуҷҷат дар рамзгузории binary захира карда мешавад. Ин файлҳо ҳатто камтар аз xlsx китобҳо доранд. Илова бар ин, онҳое, ки дар он навишта шудаанд, ба Excel наздиктаранд. Бинобар ин, бо чунин китобҳо нисбат ба дигар паҳнкунии дигарҳо зудтар кор мекунанд. Дар айни замон, китоби формати мазкур дар робита бо функсия ва имконияти истифодаи асбобҳои гуногун (формат, функсия, графика, ва ғайра) аз формати xlsx пасттар нест ва аз xls зиёд аст.
Сабаби асосии он xlsb формати пешфарз дар Excel набуд, ин барномаҳое, ки ба тарафи сеюм дахл надоранд, бо он кор мекунанд. Масалан, агар шумо аз Excel ба барномаи барномаи 1C содирот дошта бошед, ин метавонад бо xlsx ё xls ҳуҷҷатҳо анҷом дода шавад, аммо на бо xlsb. Аммо, агар шумо ягон маълумотро ба ягон барномаи сеюм интиқол надиҳед, пас шумо метавонед ҳуҷҷатро дар формати xlsb бехатар созед. Ин ба шумо имкон медиҳад, ки андозаи ҳуҷҷатро кам кунед ва суръати корро зиёд кунед.
Тартиби сабти файл дар xlsb ба ҳамон яке аз мо барои extension xlsx монанд аст. Дар ҷадвал "Файл" тугмаи зерро пахш кунед "Нигоҳ доред ...". Дар тирезаи сабти кушода дар саҳро "Намуди файл" бояд интихоб кунед "Маълумоти муфассали Excel (* .xlsb)". Сипас тирезаро пахш кунед. "Нигоҳ".
Мо ба вазни ҳуҷҷат дар қисмат нигарем. "Тафсилот". Тавре ки шумо мебинед, он хеле кам шуд ва ҳоло танҳо 11,6 КБ.
Ҷамъбасткунӣ, мо метавонем гӯем, ки агар шумо бо файли функсионалӣ кор карда истодаед, роҳи беҳтаринро барои коҳиш додани андозаи он бозгаштан дар форматҳои xlsx ё xlsb муосир мекунад. Агар шумо аллакай истифодаи васеъи файлҳои файлро истифода карда бошед, пас барои кам кардани вазни худ, шумо бояд корро дуруст кунед, формати иловагӣ ва пайвандҳои нолозимро хориҷ кунед. Агар шумо ҳамаи ин амалҳоро дар маҷмӯъ иҷро кунед, шумо ба як варианти калонтарин ба даст оварда метавонед.
